Política de tratamiento de datos personales

Objetivo

Definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales.

Alcance

Esta política aplica para todas las áreas y/ o personas que trabajen con bases de datos personales por su cumplimiento de sus funciones.

Definición

Se expidió en Colombia la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales. Esta ley obliga al cumplimiento de normas y prácticas que conlleven al tratamiento adecuado de los datos personales de personas naturales de acuerdo a las disposiciones contenidas en dicha ley y en la Constitución Política de Colombia. La ley es de obligatorio cumplimiento para todos los que de una u otra manera traten y/o sean responsables de bases de datos personales.

Identificación del responsable del tratamiento

PINTURAS Y YESOS S.A.S, actuando como Responsable del Tratamiento de la
información personal, se permite identificar a través de los siguientes datos:

Razón Social PINTURAS Y YESOS S.A.S
NIT 811.008.778-1
Dirección Carrera 48 No. 42-73, Medellín, Antioquia.
Correo electrónico habeas.data@pinturasyyesos.com
Teléfono (4) 4481802 Ext.224
Página web https://www.pinturasyyesos.com

A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular
para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento.

CLIENTES: Los sub-distribuidores, contratistas, personas naturales, y
empresas que ofrecen los productos de PINTURAS Y YESOS S.A.S a
usuarios finales y que los utilizan en la construcción.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse
a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural designada por el
Responsable del Tratamiento para que realice el Tratamiento de datos de
persona Naturales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona jurídica privada, que en
este caso se llamará PINTURAS Y YESOS S.A.S. con Nit. 811.008.778-1
que por sí misma decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.

PERSONA NATURAL: Persona humana que ejerce derechos y cumple
deberes a título personal.

PINTURAS Y YESOS S.A.S: Empresa responsable del tratamiento de los
datos de las personas naturales y cuyo objeto es la venta de materiales para
la construcción con código CIIU: 4752: Comercio al por menor de artículos
de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos establecidos.

TERCERO: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a PINTURAS Y YESOS S.A.S

USUARIOS FINALES: Los titulares de información que tienen relación con
PINTURAS Y YESOS S.A.S debido a que ha adquirido un producto y/o
servicio.

TITULARES A QUIEN VA DIRIGIDA LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

  • Usuarios Finales
  • Clientes
  • Proveedores
  • Empleados
  • Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con PINTURAS Y YESOS S.A.S, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL RÉGIMEN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

PINTURAS Y YESOS S.A.S tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en tres categorías a saber: Recursos Humanos, Clientes, Administrativa/Comercial, proveedores:

NOTIPO DE BASE DE DATOSFINALIDAD
1RECURSOS HUMANOSEn esta categoría se encuentran las bases de datos físicas relacionadas con la gestión de la
nómina, periodos de ingreso y retiro de la empresa, formación y capacitación, seguridad
y salud en el trabajo, hoja de vida del empleado (con todos sus datos personales de ubicación, parientes, referencias personales copias de la cedula, examen médico de ingreso, certificación de estudios, historia laboral y teléfonos) y en general la administración de personal.
2CARTERAEn esta categoría están todas las carpetas físicas de los clientes personas naturales y jurídicas con la información de ubicación, teléfono, email, representante legales, copia de cedulas, cámaras de comercio, pagaré en blanco, solicitud de crédito firmados con huella dactilar, estados financieros, declaración de renta, referencias comerciales y carta de instrucción y autorización de datos firmados por los clientes.
3BASE SISTEMATIZADAEn esta categoría se encuentran todos los datos relacionados a la gestión de información financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y contratistas, clientes, empleados, accionistas y en general información para el manejo comercial de PINTURAS Y YESOS S.A.S. Toda esta información reposa en el programa contable de la empresa llamado SIESA.

TRATAMIENTO AL QUE SE SOMETEN LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:

RECOLECCIÓN

PINTURAS Y YESOS S.A.S recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular. Los instrumentos que utiliza PINTURAS Y YESOS S.A.S para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.

ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra almacenada de manera física en archivadores con llave, accesible a esta solo por las personas encargadas. En el área de cartera Marcela Cruz Barrientos y en el área de recursos humanos Krystell Natali Villa Maya, quienes están vinculadas por contrato de trabajo con la compañía, o en caso de ausentismo por cualquiera de estas; por la nueva persona que se encargara de dicha área.

E igualmente esta información se encuentra resguardada de manera sistematizada en una copia de seguridad en unidades de disco duro y nubes externas, de las cuales dispone PINTURAS Y YESOS S.A.S

USOS Y FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

  • Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros,actividades de mercadeo, promoción, publicidad, gestión de cobranza recaudos, verificaciones y consultas sobre la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  • Generar una comunicación óptima con nuestros productos y promociones.
  • Para fortalecer y facilitar la correcta ejecución de las compras y productos contratados en el suministro oportuno y de calidad con los Proveedores o para la verificación de saldos de sus acreedores.
  • Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la empresa.

SUPRESIÓN

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación Colombiana para su retención.

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con PINTURAS Y YESOS S.A.S, no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoria.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AVISO DE PRIVACIDAD
PINTURAS Y YESOS S.A.S. y/o el responsable encargada del tratamiento de la
base de datos Informa, de conformidad con la ley 1581 del 2012 y el decreto 1377 de 2013 que a la fecha ha obtenido información que contiene datos personales con ocasión de las relaciones comerciales solicitamos su autorización para continuar con el tratamiento de dicha información.


Los datos personales obtenidos por PINTURAS Y YESOS S.A.S. son con la
finalidad de: Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción, publicidad, gestión de cobranza recaudos, verificaciones y consultas sobre la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores; Generar una comunicación óptima con nuestros productos y promociones. Para fortalecer y facilitar la correcta ejecución de las compras y productos contratados en el suministro oportuno y de calidad con los Proveedores o para la verificación de saldos de sus acreedores. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares; Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la empresa.

PINTURAS Y YESOS S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales aplica las políticas de tratamiento de la información contenidos en el manual de políticas y procedimientos de datos personales los derechos que le asisten como titular de la información son: conocer, actualizar, rectificar y solicitar la suspensión de sus datos personales. Solicitar la prueba de autorización otorgada ser informado sobre el uso que se le dan a sus datos personales presentar quejas por la información a lo dispuesto en las normas de datos personales revocar la autorización otorgada y consultar de forma gratuita, los datos personales previamente autorizados.

A partir de la fecha, los titulares de los datos cuentan con treinta (30) días hábiles para solicitar la suspensión de sus datos personales en los términos del decreto 1377 de 2013 de lo contrario PINTURAS Y YESOS S.A.S. podrá continuar realizando el tratamiento de los datos personales contenidos en su base de datos.

Para ejercer esos derechos, puede contactarse con PINTURAS Y YESOS S.A.S a la Carrera 48 No. 42-73, Medellín, Antioquia. O a través del correo electrónico habeas.data@pinturasyyesos.com o al teléfono 448 18 02 Ext.224 para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información PINTURAS Y YESOS S.A.S dispondrá medios escritos, electrónicos, Verbales.

Medidas de Protección

Como pilar importante objeto de tratamiento por parte de la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, en la medida en que ordenó que los Encargados y Responsables de los Datos Personales establezcan medidas de seguridad sobre los datos personales para su protección y conservación y evitar la adulteración, perdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento ha implementado una política de seguridad que está encaminada a conservar, proteger la información suministrada por sus clientes, empleados y proveedores bajo condiciones estrictas de seguridad que impiden la adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento, que para todos los efectos hace parte integral del presente Manual.

Esta política está basada en los siguientes objetivos y tópicos:
Objetivos

  • Cumplir regulaciones legales y/o técnicas.
  • Ser una guía de comportamiento tanto legal como personal frente a los
  • recursos corporativos.
  • Unificar la forma de trabajo de los funcionarios en diferentes lugares o
  • momentos que tengan responsabilidades y/o tareas similares.
  • Recoger comentarios y observaciones sobre situaciones anormales en el
  • trabajo frente a los recursos tecnológicos.
  • Establecer las mejores prácticas en el uso diario de los recursos tecnológicos.
  • Tópicos
  • Personas
  • Datos
  • Software
  • Hardware
  • Instalaciones físicas
  • Administración de seguridad
  • Comunicaciones
  • Sistemas operacionales

NOTA: Si se presenta algún cambio sustancial en la política de protección de datos personales de PINTURAS Y YESOS S.A.S se informara al titular de los datos de forma verbal, escrito, medios electrónicos o cualquier otros medios que permitan el cumplimiento de lo previsto en la ley 527 de 1999.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

PINTURAS Y YESOS S.A.S como responsable del Tratamiento de los datos
personales deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás
disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información en las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 4 días hábiles contados a partir de su recibido.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la Administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO TERCERO

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

  • Los titulares de datos personales podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de PINTURAS Y YESOS S.A.S.
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
    Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho
    se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
    salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento,
    de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
    Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
    personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
    infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
    modifiquen, adicionen o complementen
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
    Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
    constitucionales y legales.
  • La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación o al momento de efectuar la recolección de los datos personales, PINTURAS Y YESOS S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la
solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDA EJERCER SUS DERECHOS

Si el Titular o sus causahabientes consideran que la información contenida en la base de datos de PINTURAS Y YESOS S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará por solicitud escrita dirigida a PINTURAS Y YESOS S.A.S a la Carrera 48 No. 42-73, Medellín, Antioquia. o a través del correo electrónico habeas.data@pinturasyyesos.com, la solicitud del reclamo debe contener:
  • La identificación del Titular.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • La dirección.
  • El soporte de los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, PINTURAS Y YESOS S.A.S solicitara al interesado dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de PINTURAS Y YESOS S.A.S que es quien reciba el reclamo no es
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «Reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo con el que contara PINTURAS Y YESOS S.A.S para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  3. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

DESIGNACIÓN DE DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA en sus bases de datos, será:

PINTURAS Y YESOS S.A.S
TELEFONO: 4481802 Ext. 224
MAIL: habeas.data@pinturasyyesos.com
DIRECCION: Carrera 48 No. 42-73, Medellín, Antioquia.